La mayoría de los reclamos de daño de carga no se niegan porque el daño no era real. Se niegan porque el papeleo llegó tarde, incompleto, o en el orden equivocado. Los ajustadores de las líneas navieras y los carriers de drayage procesan cientos de estos al mes. Deles una razón para decir que no, y la van a usar.
Qué Hacer el Día Que Encuentra el Daño
El reloj empieza a correr desde el momento que ve el problema, no cuando por fin se sienta a escribirlo. Detenga la descarga. No toque nada más adentro del contenedor hasta que haya documentado lo que tiene enfrente.
Camine el contenedor antes de caminar la carga. Fotografíe el número de sello mientras todavía está intacto, luego fotografíe los cuatro lados y el techo si puede alcanzarlo. Abra las puertas y tome fotos amplias primero, close-ups después. Ponga un teléfono en cada foto de artículos dañados para dar referencia de tamaño. Una regla también sirve, pero la mayoría de los equipos de almacén usan el teléfono primero.
- Foto del número de sello antes de cortarlo
- Número de contenedor, número de booking y número de B/L anotados y fotografiados juntos
- Fotos amplias de la carga tal como está, sin tocar
- Close-ups de cada artículo dañado
- Una declaración firmada de quien encontró el daño, con fecha y hora
Fotos del mismo día con los metadatos del teléfono intactos pesan más que una sesión profesional hecha tres días después. Los ajustadores comparan las marcas de tiempo con la fecha de entrega. Una diferencia entre la entrega y la documentación invita preguntas que usted no quiere responder.
Arme el Expediente Antes de Escribir Una Sola Palabra
Un reclamo avanza más rápido cuando el ajustador no tiene que perseguirlo a usted pidiendo documentos. Junte todo en un solo expediente antes de enviar nada.
Falta un solo documento y le da al departamento de reclamos una razón fácil para dejar su expediente sin mover.
Determine Contra Quién Va a Reclamar
Reclamar contra la parte equivocada le cuesta semanas. El EIR usualmente le dice hacia dónde apuntar.
Si de verdad no puede determinar dónde ocurrió el daño, reclame contra la línea naviera y el carrier de drayage al mismo tiempo. Retire uno una vez que la investigación aclare el asunto. Presentar tarde contra la parte equivocada mientras usted lo resuelve le cuesta un plazo que no recupera.
Escriba la Carta de Reclamo
Sáltese la historia. Los ajustadores quieren cinco cosas en el primer párrafo: número de contenedor, número de bill of lading, fecha del descubrimiento, descripción del daño, y un monto en dólares. Todo lo demás es detalle de apoyo.
- Empiece con los números: contenedor, booking, B/L. No con la narrativa de lo que pasó
- Indique el monto en dólares desde el principio, respaldado por la factura comercial
- Adjunte las fotos como un conjunto etiquetado, no como un montón de archivos al azar
- Mencione el número de EIR si el terminal registró algo relevante
- Pida un número de referencia de reclamo en su primer correo para poder darle seguimiento
Un reclamo vago que dice "carga dañada, monto por determinar" le dice al lector que usted no terminó su tarea. Lo mandan al fondo de la cola, donde se queda hasta que usted dé seguimiento.
El Seguimiento Que Sí Mueve los Reclamos
Presentar el reclamo es el primer paso. Cobrarlo requiere seguimiento que la mayoría de los importadores no hace.
Registre cada llamada y correo con fecha. Si el reclamo termina en disputa o arbitraje, ese registro se convierte en prueba de que usted lo persiguió de buena fe y a tiempo.
Qué Hacer Cuando Se lo Nieguen
Una carta de rechazo no es el final del proceso. Casi siempre es una solicitud de algo específico que el ajustador cree que falta.
- Lea la razón del rechazo línea por línea. La mayoría cita un documento específico que falta o una disputa de responsabilidad, no un rechazo total
- Vuelva a enviar con el documento exacto que pidieron, en vez de reenviar todo su expediente original
- Si el rechazo disputa la responsabilidad, proporcione el EIR u otro registro de terminal que respalde su versión de dónde ocurrió el daño
- Escale a un supervisor por escrito si la segunda presentación no recibe respuesta en dos semanas
- Revise su plazo para demandar antes de seguir negociando: un año para reclamos de carrier oceánico, dos años después de un rechazo bajo Carmack para reclamos de camión
La mayoría de las disputas se resuelven en esta etapa, una vez que se completa la pieza faltante. Presentar una demanda sale caro para todos los involucrados, y los departamentos de reclamos prefieren pagar un reclamo bien documentado que pelearlo en corte.
En One A Trucks, le entregamos a cada conductor una lista de verificación de daños antes de cada recogida, para que el EIR y el registro de fotos existan desde el momento en que el contenedor sale del terminal. Ese rastro de papel es lo que convierte un tal vez en un reclamo pagado.